La cobranza a cadenas comerciales: Cuando el error no está en Cuentas por cobrar

Muchos proveedores de cadenas comerciales se enfrentan con pagos detenidos o aclaraciones inalcanzables. Sin embargo, los errores muchas de las veces no se originan en el área de cuentas por cobrar. En este artículo te explico por qué y qué hacer para evitarlo.

¿Por qué no te están pagando a tiempo?

Cuando una cadena comercial como Walmart o Soriana retiene un pago o te aplica un descuento, la primera sospecha suele recaer en el área de cuentas por cobrar. Pero en la mayoría de los casos, el problema se originó mucho antes.

En nuestras sesiones de trabajo con proveedores, vemos una y otra vez lo mismo:

• Entregas que no coinciden con lo facturado.

• Productos no recibidos correctamente en tienda.

• Diferencias en condiciones negociadas.

• Errores de captura en sistema.

• Faltantes mal documentados.

Y claro, todo eso acaba estallando en la conciliación de pagos. El equipo de cobranza se convierte en el “apagafuegos” de errores que no provocó.

¿Quién está generando el problema?

La verdad es que la cobranza a las grandes cadenas no debiera ser responsabilidad exclusiva de Cuentas por cobrar. Es un proceso conjunto que puede involucrar al área comercial, logística, facturación, etc… incluso a quienes capturan promociones o condiciones en sistema.

Sin una revisión completa del flujo comercial y operativo, las aclaraciones seguirán acumulándose. Lo peor es que muchos proveedores normalizan este caos como parte de hacer negocios con los retailers.

¿Qué se puede hacer distinto?

Una gestión eficiente de la cobranza con cadenas comerciales comienza con el entendimiento profundo del proceso comercial:

Qué documentos revisar antes de facturar.

Cómo anticiparse a errores típicos de recepción en tienda.

Qué herramientas usar para detectar deducciones.

Cómo gestionar correctamente una aclaración para evitar rechazos.

Y sobre todo: cómo prevenir, en lugar de corregir.

Esta semana lo trabajaremos en nuestros talleres con proveedores de grandes cadenas comerciales.

El 19 y 20 de junio tendremos dos talleres prácticos para proveedores que estén pasando por estas situaciones con Walmart o Soriana. Trabajaremos sobre sus propios casos para que cada participante entienda cómo reducir errores y agilizar su cobranza.

Si tú o tu equipo se enfrentan constantemente a problemas de cobranza con cadenas comerciales, estos talleres puede marcar una diferencia. Ver la información del Taller de cobranza para proveedores Walmart Ver la información del Taller de Cobranza para proveedores Soriana

Nos vemos pronto! Gerardo Crail. GC Retail Consultores